Per 1 januari 2011 werd de Werkkostenregeling (WKR) ingevoerd. Deze bepaalt hoeveel u onbelast kunt verstrekken en vergoeden aan uw medewerkers in loondienst. De overheid wil hiermee de hoeveelheid regelingen terugbrengen en daarmee een vereenvoudiging en een administratieve lastenverlichting bereiken. U mag zelf bepalen of dat is gelukt 🙂
Hoofdregel WKR
U mag maximaal 3% (2023) van uw totale fiscale loon (tot 400.000), de “vrije ruimte”, besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaalt u geen loonbelasting. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u een eindheffing van 80%. U kunt een verstrekking of vergoeding onder brengen in de vrije ruimte van de WKR, waarbij u bij overschrijding van de vrije ruimte een eindheffing van 80% betaalt. Ook kunt u ervoor kiezen om de verstrekking of vergoeding te behandelen als loon voor de medewerker, waarna deze bij de medewerker normaal wordt belast. Deze keuze maakt u uiterlijk op moment van vergoeden of verstrekken (dus niet achteraf). Deze keuze moet blijken uit de administratie.
Berekening WKR
Eerst berekent u het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen. Hier gaan de intermediaire vergoedingen, de gerichte vrijgestelde kosten en de op nihil gewaardeerde vergoedingen en verstrekkingen af. Het saldo valt in de WKR. Bereken 3% van de totale loonsom, dit is de vrije ruimte. Indien het berekende saldo hoger is dan de berekende vrije ruimte dan volgt een 80% eindheffing. Indien u het berekende saldo lager is dan heeft u nog een mogelijkheid om onbelast een vergoeding of verstrekking aan uw medewerkers te doen.
Intermediaire vergoedingen
Intermediaire vergoedingen zijn vergoedingen voor bedragen die uw werknemer meestal in uw opdracht en voor uw rekening voorschiet. Bijvoorbeeld materialen die een werknemer voor het werk koopt, benzinekosten van de auto van de zaak die worden voorgeschoten.
Gericht vrijgestelde kosten
De gericht vrijgestelde kosten bestaan reeds in de huidige wetgeving en blijven ongewijzigd. Ook mag u nog steeds een vaste vergoeding geven, maar dan moet u wel altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten. Vergoedt u kosten boven het normbedrag dan kunt u het bovenmatige deel onderbrengen in de vrije ruimte of als loon van de werknemer belasten. U vergoed bijvoorbeeld € 0,31 per zakelijke kilometer, echter de norm is € 0,21. Het  bovenmatige deel van € 0,10 valt of in de vrije ruimte of is belast als loon bij de werknemer.
Voorbeelden van gericht vrijgestelde kosten zijn:
– Zakelijk vervoer, abonnement en losse kaartjes openbaar vervoer is volledig vrijgesteld en voor reizen met eigen vervoer is € 0,21 per kilometer vrijgesteld.
– Cursussen , congressen, seminars voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk.
– Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen.
Noodzakelijkheidscriterium
Het noodzakelijkheidscriterium werd met ingang van 2015 geïntroduceerd in de werkkostenregeling. Vergoedingen en verstrekkingen die noodzakelijk zijn, zijn voor de vervulling van de dienstbetrekking geen belastbaar loon. Of werknemers deze zaken al dan niet privé gebruiken, doet niet meer ter zake.
– Voorzieningen op de werkplek zoals gereedschappen en de vaste computer.
– Laptop’s met een zakelijk gebruik van 90% en meer.
– Mobiele telefoons met een zakelijk gebruik van 10% en meer.
Op de site van de Belastingdienst kunt u terecht voor meer informatie over de werkkostenregeling.
Terug naar het nieuwsoverzicht